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¿Utilizas actualmente un Software para Inventarios?

Guía de compra
para Software para Inventarios

¿Tu sistema de inventarios es un caos? Te explicamos cómo encontrar el software de inventario correcto para tu empresa en pocos minutos. 

¿Qué es un software de inventario?

Un software de inventarios es una herramienta informática diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y controlar sus existencias de manera eficiente. Este tipo de sistema de gestión permite registrar y monitorear en tiempo real las entradas y salidas de productos o materias primas en un almacén, actualizando automáticamente la base de datos con cada movimiento.

Los programas para control de inventarios ofrecen funcionalidades avanzadas como la integración con tiendas online, la utilización de escáneres de código o lectores de código para la identificación rápida de productos mediante códigos de barra o códigos QR, y el acceso a inventarios en la nube para gestionar los niveles de stock desde cualquier lugar. 

¿Para qué sirve un software de inventario?

Su principal función es realizar un seguimiento exhaustivo de los bienes a través de toda la cadena de suministro, desde la recepción hasta la distribución.

 

Este tipo de software para llevar el control del inventario, también  ayuda a reducir el error humano al automatizar el registro y seguimiento de los productos.

Tipos de software de inventario

Existen varios tipos de software de inventarios, cada uno con características específicas que se adaptan a diferentes necesidades empresariales. 

Programa de inventario periódico

El software de gestión de inventario periódico realiza valoraciones a intervalos regulares (semanales, mensuales, trimestrales o anuales), calculando el costo de los bienes vendidos (COGS) al agregar nuevas compras de inventario durante el período y deducir el inventario al final del mismo. 

Esta opción es adecuada para empresas que no requieren una actualización constante del inventario.

Sistema de inventario permanente

El software de gestión de inventario permanente actualiza el inventario de manera continua. Cada vez que se compra, recibe, devuelve o vende un artículo, el sistema se actualiza automáticamente, proporcionando una vista actualizada de los niveles de inventario

Este software de gestión de inventarios la suelen utilizar las grandes empresas que necesitan optimizar las órdenes de compra y mantener un control preciso del stock.

Software de inventario con código de barras

El software de inventario con código de barras escanea y registra cada movimiento de producto, utilizando códigos de barra o códigos QR. Esta solución es eficaz para reducir el error humano y es especialmente útil en grandes empresas. 

Los programas para inventarios que incorporan esta tecnología son esenciales para una gestión de inventario eficiente.

Software de identificación por radiofrecuencia

Por último, el software de identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza etiquetas y lectores para gestionar grandes volúmenes de inventario en múltiples almacenes. 

Esta tecnología inalámbrica permite leer datos de las etiquetas, como el número de lote y la fecha de producción, sin necesidad de contacto visual directo, lo que agiliza el control de inventarios y mejora la precisión.

¿Cómo elegir un programa de inventarios?

1 | Revisa que tu software de control de inventarios tenga las siguientes características

Las funciones básicas de un software de control de inventarios son:

 

  • Optimización del inventario: Equilibra y optimiza el stock para cumplir con los objetivos de ingresos y servicio al cliente. También categoriza el inventario según atributos como tipo de artículo, utilidad y rango de precios. Por otro lado, también agrega etiquetas personalizadas a los productos e identifica tendencias de ventas basadas en estas etiquetas.
  • Identificación de productos: Vincula códigos de barras o números de serie con artículos específicos. Supervisa el inventario con base en atributos del producto como peso, altura, lote, fecha y número de serie.
  • Auditoría de inventario: Ejecuta revisiones periódicas (recuentos cíclicos) de los registros de inventario. Alerta a la gestión sobre cualquier discrepancia o lapso de proceso.
  • Previsión: Calcula gastos, ventas y otras variables basándose en datos/tendencias pasadas y presentes. Reduce los gastos operativos y de capital, y ayuda a prever problemas basándose en datos históricos.
  • Gestión de órdenes de compra: Crea, revisa y modifica órdenes de compra electrónicas de proveedores. Optimiza el proceso de adquisición y asegura que el inventario esté siempre al nivel adecuado.
  • Gestión de inventario en la nube: Permite acceso y control de inventarios desde cualquier lugar. Facilita la sincronización en tiempo real entre múltiples ubicaciones.
  • Control de inventarios con lector de código: Utiliza escáneres de código para registrar movimientos de productos. Reduce el error humano y mejora la precisión del inventario.

2 | Revisa las integraciones del programa de inventario con otras herramientas

Un software de inventario debe integrarse perfectamente con su plataforma de comercio electrónico y otras herramientas esenciales. La integración eficiente asegura que todas las operaciones de su tienda en línea, desde la actualización del stock hasta la gestión de pedidos, se realicen sin problemas. Aquí hay una lista de los tipos de software con los que debe conectarse:

  • Plataformas de Ecommerce: Shopify, WooCommerce, Magento, BigCommerce.
  • Software de Contabilidad: QuickBooks, Xero, FreshBooks.
  • Pasarelas de Pago: PayPal, Stripe, Square.
  • Software de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM): Salesforce, HubSpot, Zoho CRM.
  • Herramientas de Transferencia de Información: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
  • ERP (Enterprise Resource Planning): SAP, Oracle, Microsoft Dynamics.

3 | Investiga si el sistema de inventarios tiene conexión a Big Data

Un sistema para inventarios moderno debe estar conectado a tecnologías de Big Data para proporcionar información detallada y útil sobre las tendencias de ventas, patrones de demanda y comportamiento del cliente. Esto permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos y optimizar sus operaciones. 

Además, es esencial que el software tenga capacidades avanzadas de análisis para interpretar estos datos y convertirlos en información accionable.

4. Seguridad de los Datos

La seguridad es un aspecto no negociable en la elección de un software para control de inventarios. Dado que este software maneja datos sensibles, desde información del cliente hasta detalles financieros, es crucial que ofrezca medidas robustas de seguridad. Esto incluye encriptación de datos, autenticación de dos factores, y copias de seguridad regulares. 

Asegúrese de que el software de inventario en la nube cumpla con las regulaciones de protección de datos más estrictas, como el GDPR en la Unión Europea.

5 | Ajusta tu presupuesto. ¿Cuánto cuesta un software de inventarios? Precio

El precio de software de inventarios varía significativamente según las funcionalidades, el tamaño de la empresa y las necesidades específicas.

En promedio:

Cantidad de Usuarios

Precio Promedio (USD/mes)

1

60

2

130

5

195

10

300

25

1300

 

Algunos programas para inventarios ofrecen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas, adecuadas para pequeñas empresas o para quienes desean probar el software antes de comprometerse.

Con toda esta información, ya estarás listo para adquirir tu software de control inventarios. Pero, si aún tienes dudas, ¡contacta con nuestros asesores! Ellos te guiarán en el proceso. 

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