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¿Utilizas actualmente un Software de Compras?

Guía de compra
para Software de Compras

Si has administrado por largo tiempo tu negocio, puede que hayas implementado algunos procesos manuales que funcionan bien. Sin embargo, que algo funcione bien no implica que no pueda hacerse mejor. Los software de compras están destinados a mejorar sustancialmente tus procesos de negocio y aumentar su rendimiento. Veamos cómo. 

¿Qué es un software de compras?

Los software de compras son una solución que ayuda a gestionar el aprovisionamiento, la producción y la distribución en el ciclo completo de compras. Para ello ofrece una visión global y particular de los gastos por persona y por departamento. 

Con este software especializado para el proceso de compras podrás controlar todas las tareas de la actividad comercial. Desde el momento del pedido, hasta los pagos, la facturación y el control del inventario.

Con el fin de realizar esta tarea, se centrará en tres módulos fundamentales:

  • Aprovisionamiento
  • Producción
  • Distribución

Beneficios de implementar un software especializado para el proceso de compras

Tendrás mayor visibilidad y control de los gastos

Con un software de compras puedes revisar punto por punto el rendimiento de todas las inversiones que has realizado. Además, puedes hacer un seguimiento al proceso de órdenes de compra, las transacciones, autorizaciones y cumplimientos. 

No lidiarás con pedidos duplicados

El principal problema de realizar las tareas de gestión de compras de forma manual es el fallo humano. Con un software especializado en el proceso de compra podrás revisar si hay órdenes de compra repetidas, para cancelarlas a tiempo. De esta forma, no incurrirás en gastos de dinero. Ni desperdiciarás tiempo en gestionar una devolución. 

Podrás realizar auditorías de compra

La automatización que brindan los programas de compras, te permiten tener una libertad para revisar y ordenar la información según tus criterios. Conseguirás, así, un control interno exhaustivo tanto de lo que ocurre dentro de la empresa, en el sector de inventario, como de lo que ocurre fuera, con los proveedores.

Ahorrarás costos

Los software especializados para procesos de compra te permiten tener toda la información centralizada en una sola plataforma. En el caso de que sea una basada en la nube, inclusive puedes entrar desde cualquier dispositivo al mismo. Por lo que no incurrirás en gastos extras de hardware o materiales para la impresión de facturas o recibos. 

Acceso ilimitado y multidispositivo

Con un programa de compras, podrás acceder a la información desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet estable. Esto colaborará con la comunicación entre los departamentos y la optimización de los procesos internos.

Funciones de un sistema de compras

El software para gestión de compras, debe tener las siguientes funciones para ser eficaz:

Pronóstico exacto de la demanda

Los sistemas para compras utilizan un análisis de los datos históricos de venta para realizar una proyección exacta de la demanda de los clientes en los procesos de adquisiciones.

Puedes completar estos resultados, agregando información que se encuentre en posesión de los equipos de gestión. 

Proyección de niveles de inventario

Tanto los excedentes como los faltantes son peligrosos y representan una amenaza de costo asociado extra. Se debe conseguir un nivel eficiente de determinado artículo en el inventario para que sea funcional a los procesos de la empresa. 

Y esa es una de las funciones de los sistemas de compras. Este muestra el nivel de inventario basado en cálculos sobre el nivel actual, suministro entrante y demanda pronosticada. Así, no se incurrirá en un acopio de capital innecesario.

Planificación de pedidos

Con esta característica, el programa de compras genera automáticamente un pedido perfecto basado en los estándares anteriores. Se asegura, con esta función, de mantener un nivel de inventario específico y de utilizar la inversión de inventario de la mejor manera. 

Pronóstico de nuevos productos

¿Tienes productos nuevos, o sustitutos de descontinuados, que no tienen un historial lo suficientemente amplio para generar proyecciones? No hay problema. Los software para compras establecen coeficientes estacionales para obtener un pronóstico confiable para los artículos nuevos. 

Gestión de órdenes de compra

Administra la creación, mantenimiento y seguimiento de órdenes a lo largo de la cadena de suministro.

Procesamiento de facturas

Automatiza la creación, procesamiento y pago de facturas, asegurando la conformidad del plan de compras con los contratos establecidos.

Gestión de solicitudes

Permite crear, procesar y autorizar solicitudes de compra, aumentando la eficiencia en la adquisición de productos y servicios.

Gestión de gastos

Controla los gastos de compra para optimizar el presupuesto de compras y asegurar la correcta asignación de recursos financieros.

Gestión de proveedores

Mejora el rendimiento de los proveedores mediante una gestión efectiva de las relaciones, incluyendo la evaluación y seguimiento del desempeño.

Gestión de abastecimiento

Facilita la negociación con proveedores para obtener los mejores precios y condiciones, clave en la gestión de compras.

¿Cómo implementar un software para gestión de compras?

Hemos llegado al punto más importante, ¿cómo saber qué sistema para compras elegir?

Como veremos, el primer paso será averiguar dónde estás situado. ¡Empecemos!

1 | Analiza tus necesidades de acuerdo a las características de tu empresa

¿Necesitas movilidad? ¿Necesitas un programa fácil de usar? ¿Necesitas algo específico según tu rubro?

Antes de elegir tu software de compras deberías analizar qué necesitas y qué objetivo deseas alcanzar con él. Esto te permitirá analizar si deseas un producto basado en la nube que te permita movilizarte, o algo local si no tienes esa necesidad, por ejemplo. 

2 | Revisa que el programa sea escalable

¿Tu empresa está en vías de expansión? Asegúrate que tu programa de Compra sea adecuado para responder ante esa necesidad.

De lo contrario, te verás envuelto en gastos extras en comprar y adaptar un nuevo producto a tu empresa. 

3 | Averigua si su curva de aprendizaje es pronunciada

¿Cuentas con un equipo de TI que resuelva los problemas de instalación local o que te guíe en el uso del software especializado para el proceso de compras? Si no es así, considera seriamente encontrar un producto que tenga una interfaz sencilla y funciones intuitivas en su manejo. 

De no ser así, tendrás que dedicar mucho tiempo y dinero a la capacitación e implementación del producto. 

4 | Revisa que se pueda integrar con herramientas de contabilidad

Al seleccionar un software de compras, es crucial considerar su capacidad de integración con herramientas de contabilidad

La integración efectiva con el software de gestión contable facilita una coherencia en los registros, lo que es vital para el seguimiento preciso del presupuesto de compras y la gestión de gastos. Permite, también, automatizar el flujo de datos financieros, reduciendo errores manuales y economizando tiempo.

¿Cuánto cuesta un software de compras para empresas?

Los proveedores de software para gestión de compras prefieren realizar un asesoramiento primero, para evaluar las necesidades de la empresa y ofrecer un presupuesto adecuado. Sin embargo, es esperable que los clientes quieren manejar un parámetro de precio con los cuales armar su planificación. 

Por ello preparamos un promedio. Se estima que los sistemas de compras tienen un precio mínimo de 20 dólares al mes en sus planes más económicos. 

Tendencias en software de compras

Las tendencias en software de compras están evolucionando rápidamente para incorporar tecnologías avanzadas que mejoran la eficiencia y la toma de decisiones.

Destacan dos desarrollos principales:

Herramientas de inteligencia empresarial (BI)

Integradas en software de gestión de compras, estas herramientas utilizan inteligencia artificial (IA) para analizar gastos y ofrecer informes detallados sobre métricas clave como ahorros y tiempos de ciclo. Operando basado en la nube, permiten decisiones de compra en tiempo real y facilitan la creación de guiones gráficos interactivos, además de proporcionar recomendaciones inteligentes que guían el proceso de compra desde el abastecimiento hasta el pago.

Chatbots integrados para compras guiadas y solicitudes de autoservicio

Esta funcionalidad está siendo adoptada por los principales proveedores de software para compras y abastecimiento. Los chatbots mejoran la interacción usuario-sistema mediante interfaces conversacionales, gestionando tareas como la búsqueda de contratos y la verificación del estado de órdenes de compra.

Estos asistentes virtuales también facilitan el soporte en la gestión de proveedores y la resolución de consultas, mejorando el servicio y la autonomía del departamento de compras.


Conclusión

Antes de elegir un software de compras, recuerda tener presente las necesidades y objetivos de tu empresa. Se trata de una herramienta poderosa para optimizar y agilizar los procesos internos o externos. Pero, si no se adecua correctamente a tu organización, jamás verás los resultados que esperas. 

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